I. Pengertian Dan Fungsi Ketata
Usahaan Sekolah
1.
Pengertian
Tata Usaha
a.
Arti sempit:
“Tata Usaha adalah segenap kegiatan
rangkaian menghimpun, memcatat, mengelola, menggandakan, menyimpan
data/informasi mengenai satu objek tertentu yang dilaksanakan secara kronologis,
berkesinambungan dan sistematis untuk tujuan tertentu”.
b.
Arti luas
“Proses
kerja sama oleh dua orang atau lebih menurut sistem tertentu untuk menunjang
pencapaian tujuan yang ditetapkan”.(Dirjen Dikdasmen 1998:2)
c.
Arti
dari sudut asal usul kata
Ditinjau
dari sudut asal usul kata (etimologis), maka administrasi berasal dari bahasa latin yaitu ad dan ministrare. ad berarti
intensif, sedangkan ministrare berarti melayani,
membantu, dan memenuhi atau menyediakan (husaini usman, 2006).
2.
Pengertian ketata usahaan sekolah
tata usaha sekolah adalah bagian dari unit
pelaksana teknis penyelenggara sistem administrasi dan informasi pendidikan di
sekolah/madrasah
(permendiknas 24/2008)
3.
fungsi kepala tata usaha :
1.
perencana administrasi program dan anggaran
2.
koordinator administrasi ketatausahaan
3.
pengelola administrasi program
4.
penyusun laporan program dan anggaran
5.
pembina staf
4.
tugas tata usaha
(
tenaga administrasi ) sekolah/madrasah melaksanakan :
a.
administrasi kepegawaian
b.
administrasi keuangan
c.
administrasi sarana dan prasarana
d.
administrasi kehumasan
e.
administrasi persuratan dan kearsipan
f.
administrasi kesiswaan
g.
administrasi layanan khusus
h.
teknologi informasi dan komunikasi
dikdasmen
260-261/1996
A.
administrasi kepegawaian :
1.
melaksanakan prosedur dan mekanisme kepegawaian
2.
merencanakan kebutuhan pegawai
3.
menilai dan membina staf
rincian
tugas :
1.
mengisi buku induk pegawai
2.
menyusun daftar urut kepangkatan
3.
menerbitkan surat tugas/keputusan
3.
menyusun data dan statistik kepegawaian
4.
menyusun arsip dan file pegawai
5.
mengelola daftar hadir pegawai, dll
B.
administrasi keuangan :
1.
melaksanakan administrasi keuangan sekolah,
2.
meliputi keuangan rutin/dana komite sekolah
3.
/bantuan, dll.
4.
(dalam pelaksanaanya dilaksanakan oleh
5.
perangkat bendahara yang bertanggung
6.
jawab kepada kepala tata usaha
rincian
tugas :
1.
menyimpan dokumen, rekening giro/bank
2.
menerima dan melakukan pembayaran
3.
menyimpan arsip/dokumen dan spj keuangan
4.
membuat laporan penggunaan keuangan
5.
membuat laporan posisi anggaran (daya serap )
6.
mencatat keuangan berdasarkan sumber keuanganya pada buku kas umum,
pembantu dan tabelaris, dll
C.
administrasi sarana dan prasarana
merencanakan
kebutuhan dan mengelola sarana
rincian
tugas :
1.
menyusun daftar kebutuhan sarana dan prasarana
2.
mencatat dan menginventarisir sarana
3.
menyimpan dokumen kepemilikan
4.
membuat daftar inventarisasi ruang, dll
D.
administrasi kehumasan
melaksanakan
hubungan sekolah dan masyarakat
rincian
tugas :
1. membantu
proses kegiatan komite
2.
menjalin kerja sama dengan pemerintah dan lembaga masyarakat serta
keterlibatan pemangku kepentingan
(stakeholders)
3. mencatat dan mendokumentasikan
proses kegiatan kehumasan
4. mempromosikan
sekolah/madarsah dan mengkoordinasikan penelusuran tamatan
E.
administrasi persuratan dan kearsipan
melaksanakan
tugas kesekretariatan
dibidang
tata persuratan dan kearsipan
rincian
tugas :
1.
mengelola surat masuk dan keluar
2.
menggandakan surat/tikrey
3.
mengelola buku ekspedisi persuratan
4.
memelihara dan menata kearsipan dan dokumen , dll
F.
administrasi kesiswaan
melaksanakan
proses administrasi kesiswaan
rincian
tugas :
1.
membuat daftar nomor induk siswa
2.
menyusun daftar keadaan siswa
3.
membuat usulan peserta ujian
4.
menginventarisir daftar lulusan
5.
menyimpan daftar kumpulan nilai (leger)
6.
menginventarisir pendaftaran siswa baru
7.
mengisi papan data keadaan siswa,dll
G.
administrasi layanan khusus
melaksanakan
fungsi koordinator layanan khusus
rincian
tugas :
1. koordinator petugas layanan khusus ;
penjaga, tukang kebun, petugas
kebersihan, pesuruh, dan pengemudi
2. membantu program layanan khusus
; uks, bimbingan konseling, laboratorium/bengkel dan perpustakaan, dll
H.
teknologi informasi dan komunikasi
koordinator
layanan data dan informasi
rincian
tugas :
1.
mengakses dan mengelola data
2.
mendokumentasikan administrasi
3.
menginformasikan serta mempromosikan
II. Peranan Dan Tanggung Jawab Guru
Dalam Ke-Tata Usahaan
Sekolah
A. Peranan dan Tanggung Jawab Guru
dalam Tata Usaha
Telah dikatakan di depan bahwa administrasi tata usaha
adalah kegiatan melakukan pencatatan untuk segala sesuatu yang terjadi dalam
sekolah untuk digunakan sebagai bahan keterangan bagi pimpinan.
Telah disebutkan pula bahwa tugas utama guru yaitu
mengelola proses belajar mengajar di sekolah. Sekolah merupakan sub sistem
pendidikan nasional dan di samping sekolah, system pendidikan nasional itu juga
mempunyai komponen, komponen lainya. Guru harus juga memahami apa yang terjadi
di lingkungan kerjanya.
Di sekolah guru berada dalam kegiatan administrasi
sekolah, terutama ketata usahaan sekolah. Sekolah melaksanakan kegiatanya untuk
menghasilkan lulusan yang jumlah serta mutunya telah ditetapkan. Dalam lingkup
administrai atau ketata usahaan sekolah itu peranan guru amat penting, seperti
penetapkan kebijaksanaan dan melaksanakan proses perencanaan,
pengorganisasiaan, pengarahan, pengkoordinasiaan, pembiayaan, dan penilaian
kegiatan kurikulum, kesiswaan, sarana prasarana sekolah, personalia sekolah,
keuangan dan hubungan sekolah-masyarakat guru harus memberikan sumbangan baik
tenaga maupun pikiran.
Administrasi sekolah terutama yang berkaitan dengan
ketata usahaan adalah pekerjaan yang bersifat kolaboratif, artinya pekerjaan
yang didasarkan atas kerja sama, dan bukan bersifat individual. Oleh karena itu
semua personel sekolah terutama guru harus ikut terlibat.
Ada beberapa hal yang bisa dilakukan oleh seorang guru
dalam hal ke-tata usaha-an di sekolahnya. Di antaranya ;
1. Pencatatan
Murid
Pencatatan terhadap siswa ini terutama adalah
siswa baru-siswa perkelas-persemester-dan yang mengulang kelasnya, pindahan,
serta jumlah siswa yang keluar karena lulus atau bahkan karena drop out.
Dengan pencatatan inilah maka dengan mudah diketahui jumlah siswa dan
perkembangannya pada setiap tahun ajaran.
Di samping itu tugas lainnya adalah pencatatan
daftar hadir siswa, dalam rangka untuk menghitung keaktifan siswa dan
partisipasinya dalam kerjasama dan sebagai alat kontrol dalam menegakkan tata
tertib sekolah. Dan yang terpenting adalah data tentang prestasi muridnya.
Untuk dapat melihat kemajuan atau kemunduran dengan segera dapat dilihat dari
dokumentasi siswa tersebut. Semua hasil pencatatan ini diperlukan sekali sebagai
bahan laporan yang nyata kepada atasannya. Oleh karena itu tidak boleh hilang
atau rusak. Dokumentasi ini bisa juga sebagai bahan laporan untuk orang tua
siswa.
2. Pencatatan
tentang Guru
Data tentang
keadaan guru harus dicatat dengan baik, terutama tentang jumlah, data pribadi,
masa kerja, dan bahan untuk usulan kenaikan pangkatnya dan gaji berkala.
Demikian pula kehadiran guru melaksanakan tugas sebagai pegawai, terutama PNS,
yang sangat berguna untuk pembinaan guru itu selanjutnya. Pada gilirannya nanti
semua data itu akan berguna sebagai bahan bimbingan, perencanaan, pengawasan,
koordinasi dan pendidikannya. Data yang dicatat dengan rapi dan lengkap akan
sangat menunjang untuk mengatasi masalah yang dialami sekolah maupun pribadi
guru itu sendiri. Data yang lengkap akan memberikan petunjuk untuk mengambil
keputusan bagi kepala sekolah.
3. Pencatatan
Proses Belajar Mengajar (PBM)
Pengaturan proses belajar mengajar pun harus
dilakukan dengan tertib. Hal ini akan mempengaruhi bagi kelancaran proses pendidikan
di sekolahnya.
4. Penertiban
Buku-buku Tata Usaha
Mengingat kegiatan komunikasi lembaga
pendidikan baik secara lisan maupun tertulis dengan pihak luar dan dalam
lembaga pendidikannya. Komunikasi dalam bentuk tertulis dilaksanakan melalui
surat, telegram, nota, dan lain-lain. Sehingga perlu penertiban surat-menyurat
ini, baik surat masuk maupun surat keluar. Buku-buku tata usaha di antaranya ;
a. Buku agenda
b. Buku arsip
c. Buku
ekspedisi
Masih banyak kesempatan lain yang mengharuskan guru
ikut berperan atau terlibat dalan administrasi sekolah, terutama berkaitan
dengan tata usaha sekolah, Beberapa di antaranya ialah:
1) Merencanakan
penggunaan ruang-ruang di sekolah
2) Merumuskan
kebijakan tentang pembagian tugas mengajar guru-guru
3) Menyelidiki
buku-buku sumber bagi guru dan buku-buku pelajaran bagi murid-murid
4) Berperan
dalam hal surat-menyurat di lingkungan sekolah
5) Berperan
sebagai penerima, penyortir, pencatat, pengarah, pengolah, peñata arsip pada
proses surat menyurat.
B. Optimalisasi Peran Guru dalam
Tata Usaha Sekolah
Berdasarkan fakta yang ada, ternyata tidak semua guru
memahami tugas dan peranannya dalam tata usaha di sekolahnya. Karena mereka
menganggap untuk urusan tata usaha sudah ada pegawai yang bertanggung jawab
dalam menyelesaikan tugas-tugas tata usaha, sehingga para guru tersebut hanya
fokus untuk mengajar di kelas dan menganggap kewajiban mereka sebagai komponen
sekolah sampai di situ saja.
Tata usaha adalah sesuatu yang tidak bisa diabaikan
keberadaannya. Dikatakan di atas, bahwa tata usaha memberi kontribusi dalam
prestasi sekolah (akademik dan non akademik).
Pada umumnya guru diangkat berdasarkan syarat-syarat
seperti : umur, ijazah, kelompok kesehatan, kelakukan baik, tidak cacat dan sebagainya.
Kedudukannya ialah sebagai pembantu kepala sekolah. Tugasnya dalam tata usaha
sekolah ialah sebagai pembantu, yakni ikut melaksanakan tata usaha sekolah agar
tercapai tujuan pendidikan yang sebenarnya.
Pada masa yang lampau pada umumnya tugas dan kewajiban
guru hanyalah mengajar melulu, artinya hanya menyampaikan pengajaran, member
tugas dam memeriksanya. Hal ini di sekolah-sekolah kita sekaran sudah usang.
Dalam banyak hal, pekerjaannya berhubungan sekali dengan seorang pengawas,
kepala sekolah, pegawai tata usaha, dan sebagainya.
Berbagai langkah dapat ditempuh untuk pengoptimalisasi
peran guru dalam tata usaha di sekolah.
1. Guru harus
patuh melaksanakan tugas yang diberikan kepadanya. Bukannya kepatuhan lahir
saja, melainkan juga kepatuhan akan kesadaran. Tidak baik seorang guru kurang
patuh dan mengingkari tugas. Ia harus menyadari bahwa jika tidak menjalankan
tugas berarti menghalangi kelancaran tata usaha secara keseluruhan.
2. Guru
bersikap terus terang bila menerima pembangian tugas tanggung jawab yang
terlalu berat baginya atau bukan bidangnya atau di luar kemampuannya. Sikap
menggerutu dan pura-pura di depan merusak suasana kekeluargaan dan mengurangi
kepercayaan pimpinan kepadanya.
3. Guru harus
siap sedia memberikan bantuan apabila bantuan itu diperlukan
4. Guru harus
mempunyai semangat yang besar untuk menyukseskan program kerja dalam
melaksanakan tata usaha sekolah bukannya acuh tak acuh sebagai penonton belaka
5. Guru harus
mampu mengajak teman-teman sepekerjaan untuk ikut bersama-sama melaksanakan
tata usaha di sekolah
6. Guru harus
menyadari kedudukannya sebagai pembantu, bukan penanggung jawab dalam
keseluruhan dalam tata usaha sekolah. Penanggung jawab tertingginya adalah
kepala sekolah.
Dengan adanya saling pengertian antara pemimpin dan
yang dipimpin, maka masing-masing melaksanakan tugas masing-masing
sebaik-baiknya sehingga tercapai tujuan bersama. Adapun kegiatan partisipasi
guru dalam tata usaha sekolah itu antara lain; sumbangan-sumbangan guru
terhadap perbaikan kesejahteraan guru dan murid, penyempurnaan kurikulum,
pemilihan buku dan alat pelajaran, dan lain-lain.
Terhadap penyelenggaraan tata usaha di sekolah guru
tidak lagi sebagai penonton saja, melainkan sebagai subjek atau pemain atau
partisipan. Motivasi partisipasi guru adalah kesadaran karena ia tidak diajak
ikut menetapkan serta membuat program kerja kegiatan mengenai seluruh tata
usaha sekolah. Cara melaksanakan dan hasil kegiatan bergantung pada besar
kecilnya “dedication of life” nya. Kemerdekaan kita menugaskan kepada
kita, sebagai warga Negara yang terbuka, untuk lebih banyak berpartisipasi
dalam menyelenggarakan tata usaha sekolah.
Bagaimana hubungannya dengan tugas guru dalam bidang
pendidikan? Kita wajib dan diwajibkan berpartisipasi. Kurikulum dibuat oleh
pemerintah atas dasar usul-usul daerah, pembuatannya fleksibel (luwes) agar
dapat disesuaikan dengan situasi daerah, dengan kata lain ; agar daerah dapat
berpartisipasi. Berbagai kegiatan ditentukan oleh daerah sendiri. Juga tiap
sekolah wajib menentukan kegiatan sendiri sesuai dengan kebutuhannya.
Para karyawan diberi kebebasan dan karenanya mempunyai
tanggung jawab. Organisasi sekolah, program kerja, usaha kesejahteraan
ditentukan bersama oleh seluruh karyawan sekolah. Hal itu semua dibicarakan
dalam rapat dewan guru. Rapat dewan guru berguna ;
1. Dengan
adanya rapat itu dijalankan demokratisasi administrasi pendidikan agar tiap
karyawan, dalam batas-batas tertentu mempunyai kebebasan berkerja dan karenanya
memiliki tanggung jawab atas tercapainya tujuan pendidikan dan pengajaran.
2. Dengan
adanya rapat itu dapat dilaksanakan program kerja yang disetujui bersama,
hingga pelaksanaannya dapat berjalan tanpa pertentangan
3. Dengan
adanya rapat itu dapat memperat persaudaraan serta menimbulkan saling pengertian
karena itu terbina kegembiraan bekerja sama, melaksanakan tugas Negara dan
bangsa.
4. Dengan
adanya rapat itu dapat dilaksanakan supervise (pengawasan), evaluasi
(penilaian), dan bimbingan dengan baik.
Selanjutnya, rapat guru akan menimbulkan nilai negative
bila ada di antara guru yang berusaha memasukkan kepentingan organisasi politik
ke dalam kehidupan sekolah atau melalui program kerja sekolah
DAFTAR PUSTAKA
Ø Drs H Sugito , Dkk. 2011:Pedoman Administrasi satuan pendidikan
TK, SD,SMP,SMA, SMK PGRI di Seluruh Indonesia :Jakarta.YPLP/ PPLP PGRI Pusat
0 Comments